AGB / Nutzungsbedingungen

Stand: 2026-08-30 · Sprache: Deutsch (Schweizer Schreibweise)

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der SaaS-Plattform Formdia Property zwischen dem Betreiber von Formdia Property (nachfolgend „Formdia Property") und Unternehmen als Kunden (B2B). Verbraucherverträge sind nicht Gegenstand dieser AGB. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn Formdia Property ihnen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

2. Vertragspartner

Vertragspartner und Betreiber von Formdia Property ist die Formdia GmbH, Frohheimstrasse 8, 9325 Roggwil TG, Schweiz. Formdia Property wird als Produkt der Formdia GmbH angeboten. UID: CHE-220.558.499. Rechtliche und datenschutzbezogene Anfragen können an `legal@formdiaproperty.com` gerichtet werden.

3. Begriffe

• Firmenkonto/Tenant: die organisatorische Kundeneinheit, unter der ein Unternehmen Formdia Property nutzt.
• Benutzer: eine natürliche Person mit Zugang zu einem Firmenkonto, unterschieden nach Rolle (Owner, Admin, Employee).
• Vorgang: eine digitale Übergabe-, Abnahme- oder Inspektionsdokumentation innerhalb eines Firmenkontos.
• Kundendaten: alle Daten und Inhalte, die der Kunde oder seine Benutzer in Formdia Property erfassen, hochladen oder erzeugen, insbesondere Vorgangs-, Objekt-, Foto-, Signatur- und Dokumentdaten.
• Paket: die vom Kunden gebuchte Kombination aus Funktionsumfang und Nutzungslimits gemäss Ziff. 10.

4. Vertragsgegenstand

Formdia Property stellt eine browserbasierte B2B-SaaS-Plattform für digitale Übergaben, Abnahmen und Inspektionen bereit. Der Kern umfasst Vorgänge, Objekt- und Beteiligteninformationen, Module/Bereiche, Feststellungen/Mängel, Schlüsselverwaltung, Fotoerfassung, digitale Signaturen, Vorgangsabschluss, PDF-Dokumentation sowie Benutzer- und Rollenverwaltung, jeweils im Rahmen des gebuchten Pakets. Formdia Property erbringt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige Fachberatung; die inhaltliche Richtigkeit und rechtliche Bewertung der erfassten Vorgänge obliegt dem Kunden.

5. SaaS-Leistungsmodell

Formdia Property wird als Software-as-a-Service betrieben; es wird keine lokal installierte Software überlassen. Der Zugriff erfolgt über einen aktuellen Webbrowser. Formdia Property entwickelt die Plattform laufend weiter (siehe Ziff. 24) und stellt Funktionsumfang und Verfügbarkeit im Rahmen des jeweils gebuchten Pakets bereit.

6. Registrierung und Firmenkonto

Bei Vertragsschluss wird für den Kunden ein Firmenkonto (Tenant) eingerichtet. Der erste Benutzer erhält nach erfolgreicher E-Mail-Bestätigung die Rolle Administrator und kann weitere Benutzer und deren Rollen verwalten. Der Kunde ist für die Richtigkeit der bei Registrierung angegebenen Firmen- und Kontaktdaten verantwortlich. Die Registrierung erfasst Firmen-/Admin-Stammdaten, speichert einen gehashten (nie im Klartext abgelegten) E-Mail-Verifikationstoken sowie Zeitpunkt, Sprache und Versionskennzeichen der ausdrücklichen, versionierten Zustimmung zu AGB und Datenschutz; der Trial-Zugang startet erst nach erfolgreicher E-Mail-Verifikation.

7. Benutzer und Rollen

Formdia Property unterscheidet mindestens die Rollen Owner, Admin und Employee mit serverseitig durchgesetzten, unterschiedlichen Berechtigungen. Employee-Benutzer erhalten ausschliesslich die ihnen zugewiesenen Rechte und keinen Zugriff auf Paket-, Abrechnungs- oder Administrationsfunktionen, die der Owner-/Admin-Rolle vorbehalten sind. Der Kunde ist verantwortlich für die korrekte Rollenzuweisung an seine Benutzer.

8. Zugangsdaten und Sicherheit

Jeder Benutzer erhält individuelle Zugangsdaten. Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder zwischen mehreren Personen geteilt werden. Formdia Property stellt optionale Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) und die Verwaltung vertrauenswürdiger Geräte bereit. Der Kunde ist verantwortlich für die Deaktivierung von Zugängen ausgeschiedener Benutzer sowie für die unverzügliche Meldung von Sicherheitsvorfällen (z. B. Verdacht auf kompromittierte Zugangsdaten) an Formdia Property gemäss den in der Plattform angegebenen Kontaktwegen.

9. Leistungsumfang

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Paket gemäss der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung. Formdia Property ist berechtigt, den Funktionsumfang im Rahmen der Weiterentwicklung (Ziff. 24) anzupassen, sofern der Kernnutzen des gebuchten Pakets dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

10. Pakete und Add-ons

Formdia Property bietet die Pakete Solo, Team, Business und Enterprise mit unterschiedlichem Funktions- und Limitumfang (u. a. Benutzerzahl, aktive Vorgänge, Speicherplatz, Original-Foto-Aufbewahrungsdauer) sowie optionale Add-ons zur Erweiterung einzelner Limits an. Die kaufmännische Grundentscheidung über die Paketpreise gemäss Ziff. 27 und den Preis- und Servicebedingungen ist getroffen; massgeblich für Limits und Paketinhalte im Einzelfall bleibt die im Kundenportal angezeigte, serverseitig geführte Produktkatalog-Grundlage. Ein öffentlicher Self-Service-Kauf ist erst verfügbar, sobald Checkout und Zahlungsabwicklung technisch aktiv sind (siehe Ziff. 29).

Enterprise. Für das Paket Enterprise gilt kein öffentlicher Fixpreis und kein Self-Service-Checkout. Preise, Limits sowie optionale individuelle SLA-, Support- und Retention-Regelungen werden ausdrücklich individuell zwischen Formdia Property und dem Enterprise-Kunden vereinbart. Abweichungen von diesen AGB und den Preis- und Servicebedingungen gelten für einen Enterprise-Kunden nur, soweit sie im jeweiligen Enterprise-Vertrag ausdrücklich schriftlich festgehalten sind; im Übrigen gelten diese AGB unverändert.

Add-ons. Add-ons erweitern einzelne Limits eines gebuchten Pakets (z. B. verlängerte Original-Foto-Aufbewahrungsdauer, zusätzlicher Speicherplatz). Ein eigenständiger Self-Service-Kauf von Add-ons besteht derzeit nicht. Die Aktivierung erfolgt auf Anfrage des Kunden über `billing@formdiaproperty.com` (künftig alternativ über das Kundenportal, sobald technisch verfügbar) und wird administrativ durch Formdia Property vorgenommen; Add-ons werden im Voraus bezahlt. Wird ein Add-on während einer laufenden, bereits bezahlten Grundpaketperiode aktiviert, wird es anteilig für die Restlaufzeit dieser Periode in Rechnung gestellt. Ein Add-on endet zum Ende der jeweils bezahlten Add-on-Periode; eine anteilige Rückerstattung erfolgt nicht. Ein eigenständiger Self-Service-Kauf von Add-ons ist erst vorgesehen, sobald eine echte Billing-/Checkout-Funktion technisch umgesetzt ist.

Zusatzservices. Über den Grundleistungsumfang eines Pakets hinausgehende Zusatzservices (z. B. individuelles Onboarding, Datenmigration, Schulung, kundenspezifische Konfiguration, Integrations-/Projektarbeit, allenfalls Vor-Ort-Unterstützung) sind nicht im Standardabo enthalten. Sie werden nur nach ausdrücklicher gesonderter Beauftragung erbracht, auf Basis eines separaten Angebots, entweder zu einem Pauschalpreis oder nach effektivem Aufwand abgerechnet. Zusatzservices verlängern sich nicht automatisch und begründen keinen Anspruch aus dem normalen SaaS-Abonnement.

11. Trial

Formdia Property sieht eine kostenlose Testphase von maximal 14 Tagen vor, die zusätzlich endet, sobald zwei Vorgänge im Testzugang finalisiert wurden — je nachdem, welche Grenze zuerst erreicht wird. Massgeblich ist die Anzahl tatsächlich finalisierter, nicht bloss angelegter Vorgänge. Ein Testzugang steht grundsätzlich einmal pro Firmenkonto zur Verfügung. Der Testzugang wird über eine Self-Service-Registrierung mit E-Mail-Verifikation gestartet (siehe Ziff. 6); er ist ein dedizierter, nicht öffentlich als Paket vermarkteter interner Trial-Plan und keine Wiederverwendung der Pakete Solo/Team/Business/Enterprise. Grösseren Interessenten kann Formdia Property alternativ einen individuell freigeschalteten Pilotzugang anbieten. Nach Ablauf des Trials (durch Zeit- oder Vorgangslimit) erfolgt keine automatische kostenpflichtige Vertragsumwandlung und keine automatische Belastung; bestehende Daten bleiben einsehbar, die operative Nutzung wird jedoch eingeschränkt, bis ein kostenpflichtiges Paket gewählt und bezahlt wird.

12. Nutzungs- und Systemvoraussetzungen

Die Nutzung setzt einen aktuellen, JavaScript-fähigen Webbrowser sowie eine Internetverbindung voraus. Formdia Property gibt keine Zusicherung für die Kompatibilität mit veralteten oder nicht mehr unterstützten Browserversionen ab.

13. Kundendaten

Kundendaten bleiben dem Kunden zugeordnet. Formdia Property verarbeitet Kundendaten ausschliesslich zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung (Speicherung, Darstellung, Bildoptimierung, PDF-Erstellung, Export, Bereitstellung gegenüber berechtigten Benutzern) sowie im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäss dem separaten AVV/DPA.

14. Rechte an Kundendaten

Die inhaltlichen Rechte an den vom Kunden erfassten Kundendaten verbleiben beim Kunden. Eine pauschale Aussage zu „Eigentum" an Personendaten wird bewusst nicht getroffen, da Personendaten keinem sacheigentumsähnlichen Recht unterliegen; massgeblich sind die datenschutzrechtlichen Rollen gemäss AVV/DPA.

15. Notwendige Nutzungsrechte für Formdia Property

Der Kunde räumt Formdia Property die für die Vertragserfüllung technisch notwendigen, nicht ausschliesslichen Rechte ein, Kundendaten zu speichern, zu verarbeiten, darzustellen, für Bild- und PDF-Erzeugung zu verarbeiten sowie im Rahmen der vom Kunden ausgelösten Funktionen (z. B. Tenant Export) bereitzustellen. Eine Nutzung von Kundendaten zu eigenen Zwecken von Formdia Property ausserhalb der Vertragserfüllung findet nicht statt.

16. Verantwortung des Kunden

Der Kunde ist verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm erfassten Daten, die Berechtigung zur Verarbeitung von Fotos und Personendaten Dritter, die korrekte Rollenvergabe an seine Benutzer, die Rechtmässigkeit der hochgeladenen Inhalte, die erforderliche Information betroffener Personen sowie die Einhaltung seiner eigenen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

17. Personendaten Dritter

Erfasst ein Benutzer im Rahmen eines Vorgangs Personendaten Dritter (z. B. Eigentümer, Vermieter, Verwaltungen, Mieter, Abnehmer, Experten oder weitere Beteiligte), stellt der Kunde sicher, dass hierfür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht und Betroffene, soweit erforderlich, informiert werden. Formdia Property verarbeitet diese Daten insoweit als Auftragsbearbeiter gemäss AVV/DPA.

18. Fotos

Der Kunde kann im Rahmen eines Vorgangs Fotos erfassen. Fotos werden serverseitig als Original sowie als optimierte Anzeige- und Vorschauvariante verarbeitet und tenant-isoliert privat gespeichert. Für Original-Fotos gilt paketabhängig eine Aufbewahrungsdauer gemäss Ziff. 22. Der Kunde ist verantwortlich für die Rechtmässigkeit der Bildaufnahme abgebildeter Personen und Räume.

19. Signaturen

Formdia Property ermöglicht das Erfassen digitaler Signaturen im Rahmen eines Vorgangs zur Dokumentation der Zustimmung der beteiligten Personen. Eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne einschlägiger Signaturgesetzgebung wird nicht zugesichert, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

20. Dokumente und PDFs

Abgeschlossene Vorgänge werden als PDF-Dokument erzeugt und dem Kunden zum Abruf bereitgestellt. Formdia Property führt eine Versions- und Revisionslogik, die Wiedereröffnungen und Neufinalisierungen nachvollziehbar dokumentiert.

21. Speicher und Limits

Jedes Paket umfasst definierte Limits für Benutzerzahl, aktive Vorgänge und Speicherplatz. Bei Erreichen eines Limits kann Formdia Property die betroffene, kapazitätserhöhende Aktion (z. B. Anlage eines weiteren Benutzers, eines weiteren aktiven Vorgangs oder weiteren Speicherverbrauchs) verweigern, bis der Kunde das Limit erhöht oder bestehende Nutzung reduziert.

22. Retention

Für Original-Fotos gilt eine paketabhängige Aufbewahrungsdauer: Solo 90 Tage, Team 180 Tage, Business 365 Tage; für Enterprise ist keine feste Obergrenze hinterlegt (individuell). Diese Dauer kann durch ein gültiges Retention-Add-on verlängert werden. Nach Ablauf der Frist wird ausschliesslich das Original-Bild aus dem privaten Objektspeicher entfernt, während Anzeige- und Vorschauversion sowie alle PDF-Dokumente unverändert erhalten bleiben. Ist für ein Paket keine Aufbewahrungsdauer definiert oder ist diese unbegrenzt, findet keine automatische Löschung statt.

23. Downgrade

Ein Wechsel in ein Paket mit geringeren Limits (Downgrade) wird erst zum Ende der laufenden bezahlten Abrechnungsperiode wirksam; die höheren Features/Limits des bisherigen Pakets bleiben bis zu diesem Zeitpunkt vollständig bestehen. Eine anteilige Rückerstattung für die laufende Periode erfolgt nicht. Ab Beginn der nächsten Periode gilt das kleinere Paket. Ein Downgrade führt zu keiner automatischen Löschung bestehender Kundendaten. Bereits vorhandene Benutzer, Vorgänge, Fotos, Dokumente und sonstige Kundendaten bleiben vollständig erhalten und lesbar; einzelne Fotos und PDF-Dokumente bleiben im Rahmen des jeweils geltenden Lifecycles einzeln abrufbar und herunterladbar, und der strukturierte Tenant Export gemäss Ziff. 35 bleibt verfügbar. Liegt die bestehende Nutzung über dem neuen Limit, kann Formdia Property ausschliesslich neue, kapazitätserhöhende Aktionen (z. B. Anlage weiterer Benutzer oder Vorgänge, weiterer Speicherverbrauch) verweigern, bis die Nutzung unter das Limit reduziert oder das Paket erneut erhöht wird.

24. Weiterentwicklung

Formdia Property entwickelt die Plattform laufend weiter und kann Funktionen ergänzen, anpassen oder durch gleichwertige Funktionen ersetzen. Wesentliche Änderungen, die den vereinbarten Kernumfang des gebuchten Pakets spürbar einschränken, werden dem Kunden grundsätzlich mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt, insbesondere über In-App-Hinweise oder E-Mail; die Ausnahmen gemäss Ziff. 45 (Gesetz/Behördenanforderung, akuter Sicherheitsbedarf, Missbrauchsabwehr, rein technische Änderungen ohne wesentliche nachteilige Auswirkung) gelten entsprechend.

25. Wartung und Verfügbarkeit

Für die Pakete Solo, Team und Business gibt es kein vertraglich garantiertes prozentuales Verfügbarkeits-SLA. Formdia Property ist bestrebt, eine hohe Verfügbarkeit der Plattform sicherzustellen (Best Effort), sichert jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit in Prozent (z. B. „99,x %") und keine 24/7-Verfügbarkeit zu. Die Support-Zielantwortzeit gemäss Ziff. 26 (1–2 Werktage, Best Effort) bleibt unverändert; kritische Sicherheits- oder Zugangsprobleme werden priorisiert behandelt. Für Enterprise-Kunden kann abweichend davon ein individuelles SLA ausdrücklich vereinbart werden; nur dann gilt die im jeweiligen Enterprise-Vertrag konkret festgelegte Kennzahl. Wartungsarbeiten und Sicherheitsmassnahmen können die Verfügbarkeit vorübergehend einschränken; Formdia Property ist bestrebt, planbare Wartungsfenster angemessen anzukündigen. Als Ziel-Ablauf für geplante Wartungen ist vorgesehen: ein Hinweis rund 30 Minuten vorher, ein Countdown ab 10 Minuten vorher, eine verstärkte Warnung ab 2 Minuten vorher, eine serverseitige Schreibsperre bei Erreichen des Wartungszeitpunkts sowie ein vorheriges automatisches Zwischenspeichern (Autosave) laufender Eingaben.

26. Support

Formdia Property bietet Standard-Support über `support@formdiaproperty.com` sowie, sobald öffentlich aktiviert, über das Webformular an. Bearbeitung erfolgt grundsätzlich an Werktagen; für normale Anfragen wird eine Zielantwortzeit von 1–2 Werktagen angestrebt, kritische Sicherheits- oder Zugangsprobleme werden priorisiert behandelt. Dies ist eine Zielgrösse im Sinne einer Best-Effort-Zusage und keine garantierte Verfügbarkeit rund um die Uhr und kein zugesichertes SLA für die Pakete Solo, Team und Business. Für Enterprise-Kunden können individuelle Support- und SLA-Regelungen vereinbart werden. Ein dediziertes In-App-Supportsystem sowie eine öffentliche Statusseite sind vorgesehen, aber derzeit noch nicht verfügbar (Coming Soon).

27. Preise

Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen, im Kundenportal ausgewiesenen Paketpreise gemäss den Preis- und Servicebedingungen (aktuelle kommerzielle Basis: Solo CHF 15.–/Monat bzw. CHF 150.–/Jahr, Team CHF 39.–/Monat bzw. CHF 390.–/Jahr, Business CHF 79.–/Monat bzw. CHF 790.–/Jahr, Enterprise individuell; daneben Einzelprotokoll als einmaliges Produkt ohne Abo für CHF 7.50). Die veröffentlichten Preise verstehen sich exkl. MWST. Bei jährlicher Abrechnung erhält der Kunde zwölf Monate Nutzung zum Preis von zehn Monatsraten; dies darf als „2 Monate sparen bei jährlicher Zahlung“ kommuniziert werden. Diese Preisstruktur ist kaufmännisch beschlossen; die öffentliche Buchbarkeit ist jedoch an die technische Verfügbarkeit von Checkout und Zahlungsabwicklung gemäss Ziff. 29 gekoppelt und derzeit noch nicht gegeben.

28. Rechnungsstellung

Formdia Property-Abonnements werden grundsätzlich im Voraus verrechnet: bei monatlicher Abrechnung für die kommende Monatsperiode, bei jährlicher Abrechnung für die kommende Jahresperiode. Die Rechnung wird jeweils vor Beginn bzw. vor Verlängerung der kommenden Nutzungsperiode gestellt; für Abrechnungsfragen gilt `billing@formdiaproperty.com`. Es besteht weiterhin kein automatisierter Self-Service-Checkout, Rechnungslauf oder Zahlungsprozess.

29. Zahlung

Die Zahlung der jeweils im Voraus gestellten Rechnung ist Voraussetzung für die reguläre Fortführung der kommenden Nutzungsperiode; eine bereits bezahlte Periode bleibt bis zu ihrem Ende in jedem Fall nutzbar. Die Zahlungsfrist beträgt 10 Tage ab Rechnungsdatum. Als Start-Zahlungsmethode ist die Zahlung der Rechnung per Banküberweisung beschlossen. Eine Zahlungsabwicklung über einen Payment-Anbieter ist derzeit technisch noch nicht umgesetzt; QR-Rechnung, Kreditkarte und TWINT sind geplant bzw. später möglich, aber aktuell nicht aktiv.

30. Zahlungsverzug

Nach fruchtlosem Ablauf der 10-tägigen Zahlungsfrist gemäss Ziff. 29 sendet Formdia Property eine erste, kostenlose Zahlungserinnerung. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgt eine zweite Mahnung mit Hinweis auf eine bevorstehende Einschränkung des Zugangs. Bleibt die Zahlung danach weiterhin aus, kann Formdia Property das Firmenkonto in einen eingeschränkten Zustand versetzen: Login sowie Rechnungs-, Zahlungs- und Kontoverwaltung bleiben möglich, die operative Nutzung (z. B. neue Vorgänge, neue Uploads) wird jedoch eingeschränkt. Zahlungsverzug und eine daraus folgende Einschränkung sind kein Vertragsende; nach vollständigem Zahlungsausgleich wird das Konto wieder uneingeschränkt aktiviert. Eine sofortige Löschung von Kundendaten wegen Zahlungsverzugs erfolgt nicht. Die erste Zahlungserinnerung sowie die zweite Mahnung sind gebührenfrei; es werden keine Mahn-, Verzugs- oder Inkassogebühren und keine Reaktivierungsgebühr erhoben. Diese Gebührenfreiheit ist als verbindliche Geschäftsregel beschlossen; die Einführung entsprechender Gebühren erfordert künftig eine neue, ausdrückliche Geschäftsentscheidung sowie die Einhaltung der Ankündigungsregel gemäss Ziff. 45. Gesetzliche Ansprüche von Formdia Property (z. B. Verzugszins nach anwendbarem Recht) werden hierdurch nicht pauschal ausgeschlossen.

31. Upgrade

Ein Wechsel in ein Paket mit höheren Limits (Upgrade) wird sofort wirksam; die höheren Features/Limits stehen dem Kunden unmittelbar zur Verfügung. Für die Restlaufzeit der laufenden bezahlten Periode wird die Preisdifferenz zwischen bisherigem und neuem Paket anteilig nachberechnet. Ab der nächsten Vertragsverlängerung (Ziff. 32) gilt der volle Preis des neuen Pakets. Ein Upgrade kann durch den Kunden über die Kontoverwaltung veranlasst werden, sofern und sobald die entsprechende Self-Service-Funktion verfügbar ist; andernfalls erfolgt der Wechsel auf Anfrage. Upgrades wirken sich nicht nachteilig auf bestehende Kundendaten aus.

32. Kündigung

Ein kostenpflichtiges Abonnement verlängert sich automatisch: ein Monatsabo jeweils um einen weiteren Monat, ein Jahresabo jeweils um ein weiteres Jahr, sofern es nicht wirksam zum Ende der jeweils laufenden bezahlten Periode gekündigt wurde. Die Abrechnung erfolgt weiterhin im Voraus (Ziff. 28); Preisänderungen richten sich nach Ziff. 27, den Preis- und Servicebedingungen und Ziff. 45 (mindestens 30 Tage Vorankündigung), eine bereits bezahlte laufende Periode bleibt davon unberührt. Diese automatische Verlängerung gilt ausschliesslich für bereits kostenpflichtige Abonnements. Der Trial gemäss Ziff. 11 verlängert sich nicht automatisch, wandelt sich nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement um und führt zu keiner automatischen Belastung; ein kostenpflichtiges Paket muss vom Kunden bewusst gewählt und vereinbart werden.

Bei monatlicher Abrechnung wirkt eine Kündigung auf das Ende der laufenden bezahlten Monatsperiode; bei jährlicher Abrechnung auf das Ende der laufenden bezahlten Jahresperiode. Eine anteilige Rückerstattung bereits bezahlter Perioden erfolgt nicht. Die Kündigung beendet den Zugang nicht sofort während einer bereits bezahlten Periode; erst nach deren Ende beginnt die 30-tägige Grace Period gemäss Ziff. 34. Die Kündigung soll elektronisch über das Kundenkonto erfolgen, sobald diese Funktion technisch vorhanden ist; bis dahin ist eine Kündigung per `billing@formdiaproperty.com` oder `support@formdiaproperty.com` möglich. Eine Briefkündigung ist nicht erforderlich. Ausserordentliche gesetzliche Kündigungsrechte bleiben vorbehalten. Für Enterprise-Kunden können abweichende, individuell vereinbarte Kündigungsregelungen gelten.

33. Vertragsende

Mit Erreichen des vereinbarten oder wirksam gekündigten Vertragsendes (`ends_at`) beginnt automatisch die in Ziff. 34 beschriebene 30-tägige Grace Period; ein gesonderter Auslöser durch den Kunden ist nicht erforderlich.

34. 30-Tage-Grace-Period und weiterer Vertragsablauf

Nach Vertragsende gewährt Formdia Property eine 30-tägige Übergangsfrist (Grace Period, Tag 0–30) mit Lese- und Exportzugriff. Während dieser Frist bleiben möglich: Login, das Lesen bestehender Vorgangs-, Konto- und Firmendaten, der Abruf einzelner Fotos und PDF-Dokumente, Downloads, der Tenant-Export gemäss Ziff. 35 sowie persönliche Sicherheits-/Kontofunktionen (z. B. Passwortänderung, 2FA-Verwaltung). Nicht mehr möglich sind neue Vorgänge, neue Uploads, inhaltliche Änderungen an bestehenden Vorgängen sowie Finalisierungen oder Wiedereröffnungen, soweit die jeweils aktuelle Lifecycle-Logik der Plattform dies bereits vorsieht.

Nach Ablauf der Grace Period (Tag 31–90) schliesst sich eine eingeschränkte interne Aufbewahrungsphase an: der operative Kundenzugang bleibt eingeschränkt bzw. gesperrt, die Daten selbst bleiben in dieser Phase intern noch erhalten, um ein Recovery-, Reaktivierungs- und Abwicklungsfenster zu ermöglichen.

Ab Tag 90 nach Vertragsende sollen operative Tenant- und Vorgangsdaten gelöscht werden. Gesetzlich notwendige Vertrags-, Rechnungs- oder Steuer-/Buchhaltungsdaten werden hiervon unabhängig entsprechend den jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gesondert und ggf. länger aufbewahrt; die konkreten gesetzlichen Fristen werden hier nicht beziffert. Nach Löschung der operativen Kundendaten können Restbestände aus technischen Gründen noch bis zu 30 weitere Tage (insgesamt längstens bis Tag 120 nach Vertragsende) in technischen Sicherungskopien (Backups) vorhanden sein, die ausschliesslich der technischen Notfallwiederherstellung dienen, kein Kundenarchiv darstellen, keinem normalen produktiven Zugriff unterliegen und im regulären Backup-Zyklus überschrieben bzw. entfernt werden.

Es erfolgt zu keinem Zeitpunkt der Grace Period selbst eine automatische, vollständige Löschung sämtlicher Tenant-Daten.

35. Export

Owner- und Admin-Benutzer können während eines aktiven Vertrags sowie während der Grace Period einen strukturierten Datenexport (Tenant Export) des Firmenkontos auslösen. Der Export in der aktuellen Version (V1) umfasst strukturierte Firmen-, Benutzer-, Vorgangs- und Metadaten als JSON sowie Verweise auf Fotos und Dokumente, jedoch noch keine gebündelte ZIP-Datei mit sämtlichen Bilddateien und PDF-Binärdaten. Ein vollständiger binärer Gesamtexport ist als Weiterentwicklung vorgesehen, aber derzeit nicht Vertragsgegenstand.

36. Sperrung und Missbrauch

Formdia Property kann den Zugang bei begründetem Verdacht auf Missbrauch, Sicherheitsvorfälle oder Verstoss gegen diese AGB vorübergehend einschränken, soweit dies zur Wahrung der Sicherheit anderer Kunden oder der Plattform erforderlich ist. Der Kunde wird hierüber, soweit möglich, informiert. Eine solche Einschränkung sowie eine Einschränkung wegen Zahlungsverzugs gemäss Ziff. 30 sind vom Vertragsende gemäss Ziff. 33 zu unterscheiden: sie stellen für sich genommen kein Vertragsende dar und führen nicht zur Grace Period gemäss Ziff. 34.

37. Datenschutz / AVV

Für die Verarbeitung von Personendaten im Auftrag des Kunden gelten ergänzend die Datenschutzerklärung sowie der separat abzuschliessende Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA), der Bestandteil dieser Vereinbarung wird, sobald er abgeschlossen ist.

38. Subprozessoren

Formdia Property setzt zur Leistungserbringung Subprozessoren ein. Die aktuelle, verbindliche Liste der eingesetzten Subprozessoren wird auf der dynamischen Seite „Subprozessoren" geführt und ist Bestandteil des AVV/DPA (Anhang A). Setzt Formdia Property einen neuen oder ersetzenden Subprozessor mit Zugriff auf Kundendaten ein, informiert Formdia Property den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus berechtigten Datenschutzgründen widersprechen; ein pauschales, grundloses Vetorecht besteht nicht. Formdia Property prüft in diesem Fall zunächst eine praktikable Alternative; ist keine zumutbare Alternative möglich, kann der betroffene Dienst bzw. bei fehlender Einigung der Vertrag hinsichtlich des betroffenen Dienstes ausserordentlich beendet werden.

39. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln nicht öffentlich zugängliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und nutzen sie ausschliesslich zur Vertragserfüllung.

40. Geistiges Eigentum

Sämtliche Rechte an der Formdia Property-Software, ihrer Struktur, Gestaltung und Dokumentation verbleiben bei Formdia Property bzw. den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht im Rahmen des gebuchten Pakets.

41. Gewährleistung

Formdia Property ist bestrebt, die Plattform funktionsfähig und frei von schwerwiegenden Mängeln zu betreiben. Eine Zusicherung absoluter Fehlerfreiheit oder ununterbrochener Verfügbarkeit erfolgt nicht.

42. Haftung

Formdia Property haftet nicht für Inhalte, Rechtmässigkeit oder rechtliche Wirkung der vom Kunden erfassten Vorgangsdaten.

43. Keine Rechts-, Steuer- oder Fachberatung

Formdia Property ist eine technische Dokumentationsplattform. Sie ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige Fachberatung. Die rechtliche Wirkung von in Formdia Property erfassten Übergabe-, Abnahme- oder Inspektionsdokumentationen sowie erfassten Signaturen obliegt der eigenverantwortlichen Beurteilung des Kunden.

44. Mitteilungen

Rechtserhebliche Mitteilungen erfolgen grundsätzlich elektronisch, insbesondere per E-Mail an die im Firmenkonto hinterlegte Kontaktadresse oder als In-App-Hinweis.

45. Änderungen der Vertragsbedingungen

Formdia Property kann diese AGB ändern, insbesondere zur Anpassung an Rechtsänderungen, technische Weiterentwicklung oder geänderte Geschäftsbedingungen. Wesentliche Änderungen werden grundsätzlich mindestens 30 Tage im Voraus angekündigt; eine bereits bezahlte laufende Leistungsperiode wird durch eine solche Änderung nicht rückwirkend verändert. Eine kürzere Ankündigungsfrist ist organisatorisch vorgesehen, soweit die Änderung zwingend erforderlich ist wegen einer gesetzlichen oder behördlichen Anforderung, akutem Sicherheitsbedarf, Massnahmen zur Missbrauchsabwehr oder rein technischen Änderungen ohne wesentliche nachteilige Auswirkung auf den Kunden. Preisänderungen richten sich zusätzlich nach Ziff. 27 und den Preis- und Servicebedingungen (mindestens 30 Tage Vorankündigung, bereits bezahlte laufende Perioden preislich unverändert, Kündigungsrecht des Kunden vor Inkrafttreten).

46. Sprache

Diese AGB werden in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt; beide Fassungen sollen inhaltlich gleichwertig sein. Bei Widersprüchen oder Auslegungsdifferenzen zwischen den Fassungen ist die deutsche Fassung massgebend.

47. Anwendbares Recht

Es ist als kaufmännische Zielentscheidung vorgesehen, Schweizer Recht als anwendbares Recht zu vereinbaren.

48. Gerichtsstand

Es ist als kaufmännische Zielentscheidung vorgesehen, den Sitz des Formdia Property-Vertragspartners als Gerichtsstand zu vereinbaren, vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Gerichtsstände.

49. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommende wirksame Regelung. Individuelle schriftliche Vereinbarungen gehen diesen AGB vor.